Ну скажем так, не сложнее, чем для поездки для взрослого человека. Да, конечно загранпаспорт нужен, если с вами ребёнок едет, можно, чтобы в ваш паспорт был вписан. Но я советую сделать отдельной, вдруг захотите оставить, или сами куда-то уедите, еще нужно какими инфекционными заболеваниями ребенок болел и еще анкета (которая меня приятно удивила — там нужно писать про особенности характера ребенка, питания и все-все про здоровье описывать. Ответственно турфирма подходит к этим вещам). На самом деле вы поподробнее можете тут глянуть: http://bbplus.spb.ru/summer2013/mery/mery_index_doc.php?content=pamiatka. А на счет вашего вопроса про программу, которую они используют — точно не знаю, но какая-то авторская.